Resumimos en este post las cuatro normativas que regulan las obligaciones respecto a la conservación de las facturas dentro de las obligaciones de facturación.
Ley General Tributaria 58/2003 y obligación de conservar las facturas
El artículo 29.2.e) indica explícitamente la obligación de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias y otros aspectos:
El artículo 29.2.d) establece la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte. También se deben conservar los sistemas de codificación utilizados para interpretar los datos de facturación, cuando ésta se realice mediante sistemas informáticos. Así mismo, se debe facilitar la conversión de dichos datos a formato legible, cuando estén encriptados o codificados y no sea posible su lectura o interpretación.
El artículo 329.2.d) establece la obligación de aportar a la Administración tributaria, en declaraciones periódicas o cuando ésta lo requiera, libros, registros, documentos o información conservada relacionada con el cumplimiento de las obligaciones tributarias, así como otros datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria. Cuando esta información se conserve en soporte informático, se aportará en este soporte.
Ley 37/1992 de IVA, artículo 165 – Reglas especiales en materia de facturación
En el artículo 165, apartados Uno y Tres, se regula la conservación de las facturas:
«Uno. Las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo».
Cuando estos documentos se refieran a adquisiciones por las cuales se han soportado o satisfecho cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes.
«Tres. Cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos los documentos a que se refiere el apartado uno de este artículo, se deberá garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a los mismos como su carga remota y utilización». Esta obligación será independiente del lugar de conservación de las facturas.
CAPÍTULO IV del RD 1619/2012, Reglamento sobre las obligaciones de facturación
Regula tanto los requisitos para el cumplimiento de la obligación de conservación de las facturas y otros documentos citados en la Ley de IVA, como las fórmulas alternativas para el cumplimiento de las obligaciones de facturación y conservación con el fin de impedir perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
Supone un impulso a la facturación electrónica bajo el principio de igualdad de trato con la factura en papel. Define factura electrónica como aquella que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
Resumimos el contenido de los artículos 19 a 23 del Capítulo IV del Reglamento:
- Las facturas deben conservarse con su contenido original y ordenadamente, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada
- Se entiende por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
- La conservación por medios electrónicos se debe realizar de forma que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido
- La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos conservados por medios electrónicos su transformación en lenguaje legible. Además debe garantizarse el acceso en línea a los datos, su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada
- El empresario o profesional puede determinar el lugar de conservación de las facturas o documentos sustitutivos siempre que ponga a disposición de la AEAT dicha documentación, en caso de que ésta proceda a comprobar su situación tributaria. Puede conservar estos documentos fuera de España siempre que se realice mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de los mismos y que lo haya comunicado previamente a la AEAT
Orden EHA/962/2007, disposiciones sobre la facturación telemática y conservación electrónica de facturas
Regula la necesidad de disponer de un software de digitalización “homologado” que integre en un proceso continuo, la digitalización y la firma electrónica a cada documento, compilando en una base de datos documental de naturaleza informática las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o justificantes en papel que deben ser conservados durante el plazo indicado en la Ley General Tributaria. La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT, regula el procedimiento para la homologación de software de digitalización, contemplado en esta Orden.
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